لماذا هذا مهم؟
صورة بواسطة سوزان شوستر | Unsplash | Maneki-neko هو تمثال ياباني يُعتقد أنه يجلب الحظ السعيد لصاحبه.
عندما يعمل الناس معًا بشكل جيد، فمن السهل أن نفترض أن هذا مجرد حظ أو تناغم بين أفراد الفريق. قد يكون الحظ أو التناغم بين أفراد الفريق جزءًا من الأمر، ولكن هناك العديد من الطرق لبناء علاقات فريق مزدهرة. إحدى الأدوات المفيدة هي اتفاقية العمل، ويستخدمها مدربو التحسين لمساعدة الفرق على إعداد نفسها للنجاح.
في جوهره، يمكن أن تكون اتفاقية العمل بمثابة عقد فريق. إنها وثيقة تحدد بوضوح كيف سنحقق، كفريق، أهدافنا المشتركة. إن إنشاء اتفاقية عمل يجبرنا على طرح العديد من الأسئلة المهمة: ما هي أدوارنا ومسؤولياتنا؟ كيف سيبدو هذا المشروع عمليًا؟ ماذا نفعل عندما تصبح الأمور صعبة؟
إن السؤال الأخير هو المفتاح. ففي كل الأحوال، تأتي لحظة تختلف فيها وجهات النظر بين أعضاء الفريق أو يواجهون خلافات. ولا تتحدد قوة الفريق بغياب الصراعات، بل بكيفية تعامل الفريق مع الصراعات عندما تنشأ. ومن الضروري إرساء تفاهم مشترك في البداية حول كيفية معالجة الخلافات مع الاستمرار في إقامة علاقة عمل قوية ومنتجة. وهذا يساعدنا على تذكر ــ على الرغم من أي صعوبات نواجهها ــ أن عملنا يخدم هدفاً يؤمن به الفريق وأن الصراع جزء طبيعي من العمل على معالجة التحديات المعقدة.
إن مراجعة اتفاقية العمل الخاصة بنا بشكل منتظم ــ عدة مرات في العام أو عندما يكون هناك انتقال للفريق، على سبيل المثال ــ توفر لنا هيكلاً يساعدنا على الاستمرار في طرح الأسئلة المهمة: هل نحن على الطريق الصحيح؟ هل هناك أشياء في اتفاقنا ينبغي لنا تعديلها؟ هل لا تزال جميع الأدوار والمسؤوليات منطقية؟
غالبًا ما تحتوي اتفاقيات العمل على مبادئ عامة وتفاصيل تجعل هذه المبادئ حقيقة. تكون الوثيقة مفيدة للغاية عندما تكون محددة حتى يتمكن الأشخاص من فهم ما تعنيه لأنشطتهم اليومية. يمكن أن تكون على ورق افتراضي أو حقيقي أو أي نوع من الوثائق يمكن الوصول إليه بسهولة ومساواة للجميع. يمكن أن تشمل اتفاقية العمل فريقًا بأكمله أو تكون بين مدرب التحسين وقائد الفريق أو بين مدرب التحسين وكل فرد في الفريق.
فوائد اتفاقية العمل ومخاطر عدم وجودها
في أحد الأيام الماضية، كان أحد أعضاء فريقي يتحدث عن الكيفية التي نريد بها العمل معًا. وقد فكرنا في بعض الأسئلة كمجموعة: ما هي تجربتنا في القيام بهذا العمل كل يوم؟ كيف سيبدو الأمر لو كنا "فريق أحلام"؟ إذا عملنا كفريق أحلام، فكيف سيبدو عملنا في النهاية؟ في هذه المناقشة، تحدث كل منا عن "قواه الخارقة" الفريدة. ثم تحدثنا عن القوى الخارقة الموجودة لدى الآخرين والتي تعمل على إخراج أفضل ما فينا. كما ناقشنا الأشياء التي تزعجنا أو تعيق نجاح فريقنا.
تتكون الفرق من أفراد من خلفيات وخبرات ووجهات نظر ونقاط قوة وتحديات مختلفة. وبدون المناقشات المفتوحة، قد تنتقل الديناميكيات إلى الغرفة الافتراضية أو الحقيقية وإلى عملنا مما يجعل من الصعب علينا تحقيق الأهداف المهمة التي وضعناها لتحقيقها معًا. إن سوء الفهم وسوء التواصل - فضلاً عن التحدث "حول" القضايا بدلاً من معالجة القضايا بشكل مباشر - يمكن أن يستنزف الفرح والمعنى من عملنا. يمكن أن يهدر الوقت والإرادة والطاقة والشغف لدى الأشخاص المجتهدين.
استخدام اتفاقية العمل لجعل العمل أكثر إنصافًا
انضممت إلى IHI للعمل على مبادرة لتعزيز الصحة والرفاهية والمساواة حيث قال أحد "اتفاقيات العمل" لدينا (المسمى أحجار الاختبار للتعاون) "اجعل الطريقة التي نعمل بها معًا مثالاً لما هو ممكن". بينما أواصل السير في رحلتي المناهضة للعنصرية والمساواة كامرأة بيضاء ولدت ونشأت في الشمال الشرقي، وأعمل كمديرة أولى في Institute for Healthcare Improvement (IHI)، تعلمت أنه من الضروري جعل الضمني صريحًا. من المهم إظهار الافتراضات التي قد نتمسك بها والتي يمكن أن تكون نقاطًا عمياء.
قد تبدو اتفاقية العمل وكأنها شيء عادي للغاية، لكن عملية إنشائها وإعادة النظر فيها يمكن أن تجعل عملنا أكثر ديمقراطية وتسمح بتقاسم السلطة بين أعضاء فريقنا. إن وجود أوقات يمكن لأي شخص في الفريق فيها إيقاف الخط وطرح السؤال يساعدنا على أن نكون واضحين بشأن مكان السلطة، ومن الذي يحملها، ومن تتم دعوته للتواجد حول الطاولة بينما نقرر كيف نريد أن نقوم بعملنا. إن وجود اتفاقية عمل يمكن أن يجلب نهجًا أكثر إنصافًا لكيفية تفاعلنا كفريق واحد ويركز على المساواة في كل ما نقوم به.
الدكتورة ماريان ماكفرسون هي مديرة أولى ومستشارة تحسين في IHI .
قد تكون مهتمًا أيضًا بـ: