لماذا هذا مهم؟
خلال الفترة من العام التي يخشاها العاملون في قسم المراقبة والتقييم في المستشفى ـ فترة تقديم التقارير ربع السنوية ـ اكتشفت أنا وزملائي تناقضاً مفاجئاً في بياناتنا. فقد كان عدد الوفيات المبلغ عنها في أقسام المرضى الداخليين منخفضاً مقارنة بالعدد المبلغ عنه في وحدة مشرحة المستشفى.
وبعد مزيد من البحث، وجدنا أن هذا النوع من عدم الإبلاغ (وأحيانًا الإفراط في الإبلاغ) أصبح مشكلة شائعة في عناصر بيانات متعددة. وغني عن القول إن البيانات عالية الجودة تشكل أهمية بالغة للتخطيط وتخصيص الموارد ومراقبة الأداء وتقييمه. وتحد الجودة الرديئة من فائدة مثل هذه البيانات في اتخاذ القرارات المستنيرة. وقد أدت تجربتنا إلى ميلاد رحلتنا لتحسين جودة البيانات في المستشفى.
يجتمع أعضاء فريق تحسين الجودة مع الرئيس التنفيذي للمستشفى.
إرساء أسس التغيير
لتحديد الفرص والتحديات، بدأنا بسياق الممارسات الحالية في مستشفى زوديتو التذكاري في أديس أبابا، إثيوبيا. أجرينا تحليلًا متعمقًا لأدائنا من خلال تكييف أداة الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية، قائمة التحقق من جودة البيانات (DQA) . تحدد هذه الأداة عدة أبعاد لجودة البيانات: الاكتمال، والصلاحية، والاتساق، والتوقيت، والدقة. تم استخدام هذه السمات الأساسية في تقييم أساسي لبياناتنا بنتيجة 41 بالمائة (من أصل 100 بالمائة) عبر الأبعاد.
بعد ذلك، شرعنا في محاولة فهم العوامل المساهمة في هذا الانخفاض في النتيجة بشكل حقيقي. وقد استخدمنا مخطط هيكل السمكة (وهو مخطط يصور العوامل بطريقة منظمة وبسيطة وسهلة الفهم)، والذي ساعد في تحديد الأسباب الجذرية للتحديات من خلال العصف الذهني مع قادة كل وحدة بيانات. ومن خلال تحليل المشكلة وتسجيل أسبابها المحتملة، ألقى الفريق الضوء على الحلول المحتملة.
استخدمت الفرق مخطط هيكل السمكة للتحقيق في الأسباب المحتملة لسوء جودة البيانات.
إنشاء الحلول
كان الفريق، الذي تمكن من خلال المشاركة في هذا الاستكشاف، مستعدًا لمعالجة المشكلات من خلال الخطوات التالية:
- تشكيل الفريق والمشاركة: قمنا بتطوير فريق متعدد التخصصات يتألف من قادة فرق الحالات (الممرضات)، ومديري الأقسام (الأطباء العامون)، وفنيي المعلومات الصحية، وخبير في الرصد والتقييم، ومستشار تحسين الجودة. أنشأ الفريق مخططًا انسيابيًا لعملية إدارة البيانات الحالية، من التقاط البيانات إلى الإدخال النهائي في قاعدة البيانات، بالإضافة إلى مخططات تفصيلية لكل وحدة تقديم خدمة فردية. قمنا بمطابقة الخطوات في العملية مع المالكين وحددنا إجراءات رئيسية وتدابير النتائج لتتبع التحسين.
قام الفريق بتطوير مخططات انسيابية لاستكشاف عملية إدارة البيانات الحالية.
- بناء القدرات وإعادة تصميم النظام: تم تحديد أصحاب البيانات وأمناء البيانات وتدريبهم على التدفق الجديد المطلوب للبيانات من قبل خبراء من وزارة الصحة. قامت الإدارة العليا بتحديث دورات البيانات وأوصاف الوظائف، كما طورت قيادة الرصد والتقييم أدوات تتبع لكل مجال من مجالات جودة البيانات. أنشأ الفريق آليات للمراجعة الشهرية للبيانات من قبل الأمناء، تليها التقارير إلى وحدة نظام معلومات إدارة الصحة (HMIS). لقد أعدنا تصميم أدوات إدارة البيانات وإنشاء بروتوكولات باستخدام مبادئ العوامل البشرية لتعزيز المشاركة وتحسين سهولة الاستخدام. تم توفير هذه الأدلة لجميع الوحدات المشاركة. قدم كل فريق تقرير تقييم ذاتي وتم التحقق منه من قبل المديرين وفريق مراقبة الأداء.
واقترح الفريق عملية منقحة لدورة إدارة البيانات.
إعداد التقارير والتواصل وحلقات التغذية الراجعة: أنشأ الفريق منتديات شهرية لعرض البيانات ومناقشتها واتخاذ القرارات بشأن بنود العمل لكل وحدة بيانات. وتم توفير لوحات معلومات لكل وحدة لتتبع أدائها. وقدم فريق مراقبة أداء المستشفى، بقيادة المدير الطبي والرئيس التنفيذي، ملاحظات لكل فريق على أساس شهري وتم وضع نظام للمساءلة للتحقق من توقيت البيانات واكتمالها وصحتها. يتم التحقق من هذه البيانات من خلال طريقة أخذ العينات العشوائية وتقييم ضمان جودة الدفعة. وتقاسم الفريق متعدد التخصصات المسؤولية عن إدارة البيانات.
استخدم الفريق أدوات متعددة لتتبع جودة البيانات.
- التقدير والمكافأة: أنشأ الفريق نظامًا للتقدير لتحسين جودة البيانات استنادًا إلى درجة أداة تقييم جودة البيانات. وتمت مكافأة الأقسام ذات الأداء العالي بمنح دراسية محلية وشهادات تقدير وكؤوس. وقد خلق نظام المكافآت هذا شعورًا بالمنافسة والدافع لمزيد من تعزيز نظام إدارة البيانات.
النتائج والحفاظ على المكاسب
في البداية، كانت قضية ملكية البيانات تشكل تحديًا كبيرًا لهذا المشروع. كان الأطباء يعتقدون أن وحدة نظام معلومات الرعاية الصحية تتحمل مسؤولية إدارة البيانات ولا توليها أي اهتمام، وبالتالي فإن البيانات لم تكن تمثل الواقع.
لقد أدى إشراك فريق الإدارة العليا، والمتابعة المتكررة، وإظهار استخدام البيانات لاتخاذ القرارات إلى تغيير الثقافة. والآن، يتتبع فريق مراقبة الأداء جودة البيانات ويقارنها بخطط المستشفى. يعرف الأطباء قيمة البيانات لاتخاذ القرار ويهتمون بقضايا الجودة المتعلقة بالبيانات. ونتيجة لذلك، قرروا أن جودة البيانات يجب أن تكون أحد معايير برنامج التقدير الذي تقوده إدارة المستشفى. يتم إعطاء الأولوية للعمل على جودة البيانات.
وفي الأشهر الثلاثة الأولى، تحسنت درجة جودة البيانات من 41% إلى 77%. وبعد ثلاثة أشهر، تحسنت الدرجة إلى 80%. وأدى إشراك فرق التحسين والإدارة العليا في تدخلات متعددة إلى تحسن كبير في جودة البيانات. وشجع تشجيع المستخدمين النهائيين للبيانات على التعرف على الفجوات في الجودة وكيف تؤثر البيانات على قراراتهم السريرية على تعزيز ملكية العملية وقيادتها. وعلاوة على ذلك، أدى ربط جودة البيانات بنظام المكافآت والتقدير إلى تعزيز حافز الموظفين وضمان استدامة نظام إدارة البيانات المحسن.
لقد تطور الأمر الذي بدأ كمهمة شاقة إلى مصدر للبهجة والفخر حيث نقوم بتزويد الإدارة بالبيانات بكل ثقة لاستخدامها. ونحن على يقين من أنه مع هذا التغيير في عملية إدارة البيانات، سنتمكن من تقديم رعاية أفضل لمرضانا بفضل البيانات عالية الجودة.
أحلام محمود هي مستشارة فنية أولى للرصد والتقييم في مستشفى زوديتو التذكاري.